FicheFormation
GESTION DU TEMPS
Mieux gérer son temps pour plus d’efficacité professionnelle

1ere demi-journée

Séquence 1 : SAVOIR CE QUE L’ON VEUT : PREVOIR Objectif : Segmenter son activité pour anticiper et organiser son temps

OBJECTIFS

 identifier les principales sources de stress, de pertes de temps et de déconcentration

 déterminer leurs forces et faiblesses en gestion du temps.

 conscients de l’impact de leur comportement sur leur efficacité personnelle

 motivés à modifier certaines habitudes

PROGRAMME

Se concentrer sur le haut rendement :

 Identifier les activités importantes.

 Comprendre la notion d’activité à haut rendement.

2ème demi-journée

OBJECTIFS

 Préciser les facteurs à considérer pour déterminer un temps d’exécution, une date d’échéance et la synchronisation entre différentes activités.

 Se fixer des objectifs professionnels et personnels,

 Etablir des plans d’action.

 établir des plans d’action

PROGRAMME

Se fixer des objectifs :

 Définir des objectifs opérationnels et performants.

 Comment évaluer le temps : savoir déterminer une durée, savoir préciser une échéance, savoir établir une séquence. Elaborer des plans d’action:

 Planification stratégique, opérationnelle et planification du temps, Qualités essentielles d’un système de planification

3ème demi-journée

Séquence 2 : OBTENIR CE QUE L’ON VEUT : PLANIFIER

OBJECTIF

 Objectif : Optimiser l’organisation de son activité

 Motivés à adopter des méthodes et des outils plus structurés.

 Planifier leur temps sur une base mensuelle, hebdomadaire et quotidienne,

 Optimiser l’utilisation de leur agenda,

 Prioriser avec les méthodes1-2-3, A-B-C-D, matrice d’Eisenhower

 Expliquer les processus à suivre pour mieux s’organiser, planifier son temps et déléguer des mandats.

 Déléguer davantage et mieux des mandats,

 Eviter les délégations inverses.

PROGRAMME

Réserver du temps dans son agenda : Comment choisir et utiliser ses outils de planification :- Quels sont vos besoins réels ?- Le plan d’action

- L’agenda annuel,- L’agenda mensuel,- L’agenda hebdomadaire quotidien. Etablir ses priorités

 Attention à la lifophilie chronique,

 Quoi et pourquoi prioriser?

 Le concept d’urgence,

 La méthode 1-2-3, A-B-CD.

Déléguer : utiliser au mieux vos collaborateurs :

 « Faire faire », un des secrets de l’efficacité :- Le syndrome du one-manshow,- Déléguer quoi, à qui et pourquoi ?

 Les obstacles à la délégation.

 Les avantages de la délégation.

 Comment se préparer à déléguer :- Planifier le mandat,- Choisir le mandataire,- Planifier le contrôle.

 Comment exercer le contrôle de façon motivante :- Respecter le contrôle convenu,- Rectifier le tir si nécessaire.

 Comment éviter les délégations inverses :- Chef, j’ai un problème,- Faire face à la délégation inverse,- Prévenir les épidémies de délégations inverses.

4ème demi-journée

Séquence 3 : MAITRISER SON QUOTIDIEN : S’ORGANISER Objectif : Appréhender les conséquences de l’utilisation de mon temps et de mon comportement face aux interrupteurs.

Objectifs:

 Conscients de l’impact de leur comportement sur leur efficacité personnelle. Couper les chronophages.

 Prendre conscience qu’une urgence ne constitue pas forcément une priorité

 Connaître une méthode pour apprendre à les traiter

PROGRAMME

Eviter la chronophagie :

 S’organiser ou se faire organiser ?

 Couper les interrupteurs.

 Comment améliorer son organisation personnelle avec le téléphone, les mails, les dérangements, la préparation des déplacements. Traiter les véritables urgences.